在行政管理和正式公务活动中，红头文件作为一种标准公文形式，扮演着举足轻重的角色。它不仅承载着重要的政策、指示和通知，还体现了发文单位的权威性和正式性。那么，红头文件的格式究竟是怎样的呢？本文将对此进行详细介绍，旨在帮助读者更好地理解并应用这一公文格式。
一、红头文件的基本构成
红头文件主要由以下几个部分组成：公文份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期等。这些要素在公文中的位置和格式都有严格的规定，以确保公文的规范性和统一性。
二、各部分格式详解
1. 公文份号
公文份号位于公文首页左上角第一行，使用阿拉伯数字标注，通常用于涉密文件的分发控制。非涉密文件一般不标注份号。
2. 密级和保密期限
如需标注密级和保密期限，应位于公文份号下方，同样使用3号黑体字。密级和保密期限之间用“★”隔开。例如，“机密★1年”。
3. 紧急程度
紧急程度位于密级和保密期限下方，如需标注，应使用3号黑体字，并标注在公文首页右上角。紧急程度一般分为“特急”和“加急”两种。
4. 发文机关标志
发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。
5. 发文字号
发文字号位于发文机关标志下空二行位置，居中排布。发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
6. 签发人
上行文应当标注签发人姓名。签发人姓名平行排列于发文字号右侧。签发人姓名居右空一字，签发人后标全角冒号，冒号后用2号楷体字标注签发人姓名。
7. 标题
公文标题位于红色反线空二行之下，2号小标宋体字，居中排布。标题应当准确简要地概括公文的主要内容，一般由发文机关名称、事由和文种组成。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
8. 主送机关
主送机关位于标题下空一行，左侧顶格，3号仿宋体字，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。
9. 正文
公文正文在主送机关下一行开始，每段首行空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
10. 附件说明
如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
11. 发文机关署名、成文日期和印章
成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
12. 附注
如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
13. 附件
附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在左上角第一行。附件标题居中编排在附件顺序号下一行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
14. 抄送机关
如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。
15. 印发机关和印发日期
印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，左右两边各空一字编排。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
三、总结
红头文件的格式是公文写作中的一项重要内容，它直接关系到公文的规范性和权威性。本文详细介绍了红头文件的基本构成和各部分格式要求，旨在帮助读者更好地理解并应用这一公文格式。在实际应用中，各单位和部门应严格按照规定格式进行公文撰写和排版，以确保公文的规范性和统一性。同时，随着信息化技术的发展，电子公文的应用也越来越广泛，但红头文件的基本格式要求仍然适用，只是在具体实现方式上可能会有所不同。因此，在掌握红头文件格式的基础上，还需要结合实际情况进行灵活应用。
